Conservazione elettronica sostitutiva, facciamo una premessa.
Il concetto di conservazione digitale è un tema sempre più importante nel mondo della gestione e dell’archiviazione dei documenti. I documenti digitali non sono soggetti ad alcun deterioramento fisico e sono immuni da molti incidenti che possono accadere ai documenti cartacei, possono essere facilmente modificati, copiati e distribuiti. Tuttavia, questo non significa che dureranno per sempre. Infatti, anche se sembra che i documenti digitali siano eterni, hanno una scadenza.
La Conservazione Digitale in accordo con la normativa sui documenti è quel processo che permette di garantire la piena validità legale dei documenti informatici nel tempo, conferendo loro un’efficacia giuridica pari a quella riconosciuta ai documenti cartacei.
Per alcune tipologie di documenti, la Conservazione Digitale a Norma rimane l’unico metodo di conservazione giuridicamente valido in quanto, per loro stessa natura, queste tipologie di documenti non possono essere materializzate su carta.
La conservazione sostitutiva è obbligatoria per le fatture elettroniche, PEC, contratti digitali, ma è consigliabile estendere questa pratica a tutta la documentazione aziendale.
Ecco un breve elenco esemplificativo di quali documenti si possono conservare oltre a quelli già citati:
- Ricevute e scontrini fiscali
- Bilanci
- Libri Iva
- Libro inventario
- Modelli 730, Unico, 770
- F23 ed F24
- Documenti di trasporto
Conservazione in house o in outsourcing?
Di primo acchito verrebbe da pensare che la soluzione interna sia sempre la migliore per fare conservazione digitale, infatti, quando si sceglie di esternalizzare la conservazione digitale, si perde il controllo sul processo: dopo tutto, viene gestito da un’altra azienda e non dalla propria.
La conservazione digitale in outsourcing presenta vantaggi e svantaggi, come qualsiasi altro servizio: l’outsourcing può essere meno economico della gestione interna, ma non vi è alcuna garanzia che la soluzione in house sia conforme alle norme di legge.
In caso di qualsiasi tipo di problema nella conservazione dei documenti, l’outsourcing si avrà sempre personale esperto a supporto, consigliandovi o agendo per il meglio, rispettando sempre le normative vigenti.
Fare conservazione digitale in-house non è quindi sempre la scelta migliore, può comportare spese e sforzi significativi perché richiede l’assunzione di personale addestrato a questi processi o l’investimento in strumenti o infrastrutture richiesti dalle normative, come centri dati progettati appositamente per la conservazione a lungo termine.
E poi, avete presente il fattore stress?
Gestire la documentazione aziendale con intelligenza è un po’ come quando si fa un trasloco, se non lo si fa rispettando alcune semplici regole rischia di essere un disastro.
In sintesi, sapere di affidarsi ad una azienda specializzata in gestione documentale garantisce non solo la possibilità di dedicarsi al meglio al proprio lavoro, ma anche di farlo serenamente,
Come scegliere il fornitore in outsorcing?
La cosa più importante nella scelta di un fornitore di servizi esterni è scegliere un partner affidabile.
Ecco alcuni consigli per essere sicuri di scegliere quello giusto:
- Verificare l’accreditamento del fornitore;
- Chiedere referenze e contattarle;
- Valutare le vostre esigenze e verificare se sono compatibili con quanto offerto dal fornitore;
- Verificare l’infrastruttura, il sistema di backup e le capacità di disaster recovery;
- Assicuratevi che l’azienda abbia esperienza nella conservazione digitale e che l’abbia già implementata in passato (non necessariamente in aziende del vostro settore);
- Verificare che disponga di un team di professionisti dedicato ai servizi di conservazione digitale (questo è fondamentale);
- Verificare se offre uno SLA (Service Level Agreement). Questo è un fattore estremamente importante nella scelta di un fornitore di servizi: vi garantisce un certo livello di qualità e di prestazioni da parte dell’azienda scelta.
A quali sanzioni si va incontro se non si fa conservazione secondo normativa?
In Italia il Codice del Commercio stabilisce che “ogni commerciante deve tenere libri contabili e registri che devono essere tenuti secondo i principi stabiliti dalla legge“.
Secondo l’articolo 9 del Decreto Legislativo 471/1997, chiunque non tenga documenti, registri o altre scritture secondo i requisiti richiesti è punito con una sanzione amministrativa da 1.000 a 8.000 euro.
Questo articolo mira a garantire che le registrazioni contabili siano tenute in un certo modo:
- Le scritture contabili devono essere conservate in modo da poter essere facilmente esaminate;
- Le registrazioni contabili devono essere conservate per 5 anni dalla data di creazione;
- Non ci devono essere spazi vuoti nelle registrazioni contabili;
- Tutte le registrazioni devono riportare la data in cui sono state effettuate;
Le regole si applicano anche ai dati digitali: se disponete di un sistema elettronico per la tenuta dei libri contabili, è importante che questo sistema sia stato configurato correttamente in modo da conservare i dati in modo sicuro e protetto.
Orientarsi nella fitta normativa non è facile e a volte può essere complesso comprendere tutte le implicazioni della mancata tenuta dei registri. È quindi consigliabile, per evitare ogni tipo di problema, tenere regolarmente e secondo i requisiti di legge i documenti e le registrazioni contabili. Una corretta tenuta della contabilità non solo consente di evitare problemi legali, ma è anche utile per una gestione corretta e razionale dell’impresa.
Conclusione
L’esternalizzazione dei servizi di conservazione digitale è un’opportunità per le aziende di liberare le proprie risorse, ottimizzare i costi e concentrarsi sulle attività di core business.
La conservazione in outsourcing consente inoltre alle aziende di ridurre i rischi associati alla gestione di grandi volumi di dati e di mantenere la riservatezza delle informazioni. Inoltre, consente di evitare la duplicazione di processi che non sono necessari o non hanno le competenze necessarie per essere eseguiti in modo efficace.
Se poi la vostra azienda è accreditata persso un servizio di certificazione qualità – leggi qui per saperne di più – la soluzione dell’outsourcing è sicuramente la migliore, perché garantisce che tuttii i passaggi siano fatti a regola d’arte e rispettando le normative passo passo.
Oltre a questi vantaggi, l’esternalizzazione della conservazione sostitutiva può essere utilizzata anche come un modo per ottimizzare le risorse interne e migliorare la propria competitività, ricorrendo a fornitori esterni che hanno un accesso migliore all’innovazione tecnologica rispetto a loro. Ad esempio, quando un’azienda esternalizza i propri servizi di conservazione digitale può avvalersi di tecnologie come la crittografia dei dati o il software di archiviazione, più avanzate di quelle disponibili internamente.
